Чем заказ отличается от заявки и кто указывает водителя
меняетсяПравила перевозок грузов истекли 1 сентября 2026: проект новых висит на публичном обсуждении, реквизиты заказа и заявки могут измениться
КороткоСсылка на раздел «Коротко»
Разницу задаёт один признак. Заказ оформляется, когда договора об организации перевозок между сторонами нет, заявка когда он есть и рейс идёт по нему. Это различие стоит отдельным полем в самом формате ФНС, и при заявке реквизиты рамочного договора обязательны. Состав файлов у обоих одинаковый: грузоотправитель описывает рейс и груз, перевозчик отвечает машиной, водителем, ответственным лицом и ценой. Поэтому водителя и машину вносит перевозчик.
ч. 5 ст. 8 Устава; ПП № 931, прил. 9 п. 3 · Проверено 19.09.2026
Кому важно: грузоотправитель · экспедитор · перевозчик
Если вы…Ссылка на раздел «Если вы…»
Грузоотправитель
Ваш файл идёт первым и содержит участников, адреса подачи машины, погрузки и выгрузки, груз и параметры транспортного средства: какая машина нужна, а не какая приедет. Госномер и фамилию водителя вы не заполняете, это сведения второй стороны. Отсюда и ответ на частый вопрос: заказ можно отправить, когда перевозчик ещё не назначил машину.
Перевозчик
Ваш файл парный и содержит транспортное средство, водителя, лицо, ответственное за организацию перевозки с вашей стороны, и размер платы за перевозку либо порядок расчётов. Подписывая его, вы принимаете заказ или заявку к исполнению, то есть заключаете договор перевозки. Отказ формат предусматривает прямо: у содержания операции два значения, принят и отказано в приёме, и во втором случае обязательна причина отказа. Сроки погрузки и выгрузки задаёт договор перевозки, а Устав обязанности согласиться с предложенными не устанавливает.
Экспедитор
Когда вы заказываете машину у перевозчика, вы в роли грузоотправителя по заказу или заявке и заполняете первый файл. Поручение экспедитору это другой документ и другие правила обмена: транспортное средство и водитель в нём не названы вовсе, поэтому вопрос «указывать ли водителя в поручении» отпадает.
Что сделатьСсылка на раздел «Что сделать»
- Посмотрите, есть ли у вас договор об организации перевозок. Есть, значит на рейс идёт заявка; нет, значит заказ.
- Оставьте поля машины и водителя перевозчику. Норма относит их к парному файлу второй стороны.
- Отправляйте файл грузоотправителя первым. К нему представляется парный файл перевозчика, обратный порядок правилами не предусмотрен.
- Вносите цену и порядок расчётов в файл перевозчика. Размер платы за перевозку и порядок расчётов названы нормой прямо, в самой накладной этих полей нет.
- Не переносите номер заявки в накладную как идентификатор. Уникальный идентификатор документа система проверяет на уникальность, и повтор чужого идентификатора файл не пройдёт; свой договорный номер документа при этом остаётся вашим делом.
- Сроки погрузки и выгрузки согласуйте до подписания. После принятия заказа или заявки они становятся условием договора перевозки.
Частые ошибкиСсылка на раздел «Частые ошибки»
- «Заказ и заявка это два названия одного документа». Состав файлов у них один, а повод разный: заказ работает без договора об организации перевозок, заявка по нему. Определений обоих слов в статье 2 Устава нет, различие держится на части 5 статьи 8 и повторено в формате ФНС полем «Функция».
- «Перевозчик обязан принять заказ, раз получил его». В формате у ответа перевозчика два значения: принят и отказано в приёме. При отказе обязательна его причина, и договор перевозки не заключается.
- «Водителя в заявку вписывает заказчик». Сведения о водителе и транспортном средстве норма помещает в файл перевозчика. Заказчик описывает требования к машине, а не конкретную машину.
- «Перевозчик обязан принять сроки погрузки из заявки». Договор заключается принятием заказа или заявки, значит до принятия перевозчик свободен. Сроки погрузки и выгрузки устанавливает договор перевозки груза.
- «Поле уполномоченного лица заполняется всегда». Это необязательный множественный блок файла грузоотправителя. В нём называют тех, кому поручено заполнять и подписывать заказ или заявку, грузить машину, заполнять и подписывать накладную и вести платежи по договору перевозки. Нужен такой человек в конкретном рейсе или нет, решает сам заказчик.
- «Номер документа должен быть общим у заявки и накладной». Такого требования в норме нет. Уникальный идентификатор документа у каждого документа свой, и оператор проверяет его именно на уникальность.
Что говорит нормаСсылка на раздел «Что говорит норма»
Устав (259-ФЗ), ч. 5 ст. 8
ред. от 04.08.2026: договор перевозки груза может заключаться принятием перевозчиком заказа, а при наличии договора об организации перевозок грузов заявки грузоотправителя; заказ и заявка формируются электронными, случаи бумаги определяет Минтранс. Различие заказа и заявки задаёт именно эта часть: определений «заказ» и «заявка» в статье 2 Устава нет.
действуеттекст: Устав (259-ФЗ), ч. 5 ст. 8ПП № 931, приложение 9, п. 3 и 5
(в ред. ПП от 25.03.2023 № 476, действует до 01.09.2028): электронные заказ и заявка состоят из файла грузоотправителя (участники, адреса подачи, погрузки и выгрузки, груз, параметры транспортного средства) и парного файла перевозчика, в котором названы транспортное средство, водитель, ответственное лицо, «а также о размере платы за перевозку и (или) порядке расчетов»; файл грузоотправителя направляется первым.
действует до 01.09.2028текст: ПП № 931, приложение 9, п. 3 и 5Устав (259-ФЗ), ч. 6 ст. 8
ред. от 04.08.2026: реквизиты заказа и заявки и порядок их оформления устанавливаются правилами перевозок грузов. Правила перевозок грузов (ПП № 2200) истекли 1 сентября 2026, новых нет.
действуеттекст: Устав (259-ФЗ), ч. 6 ст. 8Устав (259-ФЗ), ч. 1 ст. 11
ред. от 04.08.2026, дословно: «Погрузка грузов в транспортные средства, контейнеры и выгрузка грузов из них должны выполняться в сроки, установленные договором перевозки груза, а в случае, если указанные сроки в договоре перевозки груза не установлены, в сроки, предусмотренные правилами перевозок грузов».
действуеттекст: Устав (259-ФЗ), ч. 1 ст. 11ПП № 931, п. 8 и 8¹ Правил обмена
(в ред. ПП от 25.03.2023 № 476): оператор проверяет файл на соответствие формату ФНС, уникальность идентификатора документа, его принадлежность выданному пулу значений и действительность усиленной подписи; при отрицательном результате участнику направляется ответ об ошибке с указанием кода, «после чего такой файл обмена должен быть сформирован заново».
Формат электронного заказа и заявки, приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@, разд. II, табл. 5.2
элемент «Функция» обязателен и принимает значение «Заказ – применяется при отсутствии договора об организации перевозки груза | Заявка – применяется при наличии договора об организации перевозки груза», а «Реквизиты договора об организации перевозки груза» обязательны при значении «Заявка».
Формат электронного заказа и заявки, разд. II, табл. 5.3
(снято дословно 19.09.2026), дословно: «Сведения о лице (лицах), уполномоченном(ых) грузоотправителем на заполнение и подписание заказа и заявки или погрузку груза в транспортное средство, заполнение и подписание транспортной накладной и осуществление платежей по договору перевозки» это необязательный множественный элемент файла грузоотправителя.
Формат электронного заказа и заявки, разд. III, табл. 7.4
«Содержание операции» в файле перевозчика принимает два значения, под кодом 1 это «Принят перевозчиком», под кодом 2 «Перевозчиком отказано в приеме»; причина отказа обязательна при значении 2, а сведения о водителе, о транспортном средстве, об ответственном лице и размер платы обязательны при значении 1.
Формат электронного заказа и заявки, разд. III, табл. 7.9
размер платы это валюта по классификатору, стоимость перевозки без налога, налоговая ставка со значениями «0% | 10% | 20% | без НДС | 10/110 | 20/120», стоимость с налогом и порядок расчёта платы, обязательный при отсутствии стоимости без налога. Срока оплаты в этом блоке нет.
ПП № 469 от 27.04.2026, приложение 1, п. 3
файл клиента в поручении экспедитору описывает перечень и условия оказания услуг, сведения о грузоотправителе, клиенте, грузополучателе, о грузе, виде транспорта и пункте назначения. Транспортного средства и водителя в этом перечне нет.
Прямой нормы нет
о том, обязан ли номер заказа или заявки совпадать с номером накладной, и о сроке, за который перевозчик отвечает на заказ или заявку.
нормы нет
Проверено 19.09.2026 · редакция Ассоциации Перевозчиков
Что изменилосьСсылка на раздел «Что изменилось»
- Без даты. Проект новых Правил перевозок грузов взамен истёкших висит на портале проектов актов с марта 2026 года на этапе подведения итогов публичного обсуждения: до Минюста он не дошёл, плановой даты нет. Когда Правила выйдут, у заказа и заявки вернутся обязательные реквизиты и порядок оформления, и распределение полей между сторонами нужно будет сверить заново. До этого момента состав держится на приложении 9 к Правилам обмена и на формате ФНС.
Не нашли свой случай
Не нашли свой случай, принесите его в ЭТрН ЧАТ: там разбирают живые ситуации грузоотправители, экспедиторы и перевозчики. Частые вопросы из чата мы добавляем в базу.
Спросить в ЭТрН ЧАТ →Помог ли ответ?
Ещё спрашивают
Кто в электронной заявке указывает машину и стоимость · Указывать ли водителя, если ещё неизвестно, кто повезёт · Может ли перевозчик отказаться от сроков погрузки в заявке · Один номер для заявки и для ЭТрН · Заказ на перевозку и заказ-наряд это одно и то же · Поле «уполномоченное лицо» в заказе и заявке · Договор-заявка и электронная заявка
В этой темеСсылка на раздел «В этой теме»
Заявка, договор и заполнение накладнойЗаявка и договор
- Чем заказ отличается от заявки и кто указывает водителя
- Что прописать в договоре перевозки и экспедиции под ЭТрН
- Может ли транспортная накладная заменить договор перевозки