Рейс выполнен, а накладной нет: чем закрывать рейс

Рейс закрывают тем, что есть: договором и заявкой, путевым листом, отметками и актами по грузу, перепиской и платёжными документами. Отсутствие транспортной накладной само по себе не делает договор перевозки незаключённым, так разъяснил Пленум Верховного Суда. Оформить накладную после рейса в одиночку нельзя: файл каждой стороны подписывает она сама, и без второй стороны документа в системе не появится.

Если вы…Ссылка на раздел «Если вы…»

• Перевозчик

  Ваши доказательства это заявка или договор-заявка на конкретный рейс, путевой лист, отметки и акты по грузу, пропуска на территорию, переписка с диспетчером и платёжные документы. Право на оплату держится на договоре перевозки: обязанность отправителя уплатить за перевозку установленную плату стоит в статье 785 Гражданского кодекса и от наличия накладной не зависит. Если грузоотправитель оформлять документ отказывается, зафиксируйте отказ письменно и требуйте оплату по договору. Отдельно посмотрите штрафную сторону: ответственность за отсутствие накладной на дороге и ответственность компаний разобраны на страницах про штрафы.

• Грузоотправитель

  Накладную составляете вы, если договором перевозки не предусмотрено иное, поэтому вопрос «кто не оформил» обычно закрывается на вас. Если рейс уже прошёл, оформить документ позже норма не запрещает, но собирать придётся всю цепочку файлов и в правильной очерёдности, с настоящими фактическими датами: порядок и риски разобраны на странице про оформление задним числом. Для учёта расходов важна не одна накладная, а совокупность документов по рейсу, это разобрано на странице про расходы без ЭТрН.

• Экспедитор

  У вас два комплекта, и они закрывают разное: экспедиторские документы отношения с клиентом, транспортная накладная саму перевозку. Если накладной нет, отношения с перевозчиком подтверждают заявка и переписка, а приём и сдачу груза ваши отметки, акты и экспедиторская расписка. Ответственность перед клиентом от отсутствия накладной не уменьшается: она держится на договоре транспортной экспедиции.

Что сделатьСсылка на раздел «Что сделать»

1. Соберите всё, что подтверждает рейс. Договор и заявка, путевой лист, отметки о приёме и выдаче груза, акты, пропуска, переписка, платёжные документы.
2. Зафиксируйте письменно, что вторая сторона документ оформлять не будет. Устное «не будем» в споре не работает.
3. Удостоверьте обстоятельства рейса актом. Устав разрешает удостоверять их актами или отметками в накладной, путевом листе и сопроводительной ведомости: накладной нет, значит остаются акт и отметки в путевом листе.
4. Решите с бухгалтерией, чем закрывать стоимость перевозки. Первичный документ по сделке это отдельный вопрос от перевозочного, он разобран на странице про бухгалтерию.
5. Не выдумывайте даты, если документ всё же оформляете после рейса. Фактические дата и время приёма и выдачи груза в файлах должны показывать то, что было, и достоверность подтверждает подписавший.
6. Проверьте штрафную сторону рейса. У водителя на дороге и у компаний она разная, обе разобраны в теме про штрафы.

Частые ошибкиСсылка на раздел «Частые ошибки»

• «Накладной нет, значит и перевозки не было». Нет. Отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием признать договор перевозки незаключённым или недействительным: наличие договорных отношений подтверждается иными доказательствами. Так разъяснил Пленум Верховного Суда.
• «Рейс прошёл, оформим накладную одним днём и закроем вопрос». Файл каждой стороны подписывает она сама, а очерёдность файлов проверяет государственная система: файл без предыдущего она держит в режиме ожидания. Без грузоотправителя и грузополучателя документа не будет.
• «Везли по устной договорённости, платить обязаны и без единой бумаги». Платить обязаны по договору перевозки, но доказывать сам факт перевозки придётся той стороне, которая требует оплату.
• «Перевозчик не должен был брать груз без накладной, поэтому пусть сам и отвечает». Устав говорит, что груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки не принимается. На право требовать оплату за уже выполненный рейс эта норма не влияет, а свои обязанности по документу каждая сторона несёт сама.
• «Раз документа нет, налоговая снимет расход автоматически». Правила «нет накладной, значит нет расхода» в Налоговом кодексе нет: расход оценивают по совокупности документов. Подробности на странице про расходы на перевозку без ЭТрН.

Что говорит нормаСсылка на раздел «Что говорит норма»

Проверено 19.09.2026 · редакция Ассоциации Перевозчиков

В этой темеСсылка на раздел «В этой теме»

Ошибки, сбои и изменения в рейсеИсправить или отменить

• Как исправить ошибки в ЭТрН после отправки или подписания
• Как аннулировать или удалить ЭТрН, созданную с ошибкой
• Как исправить подписанную заявку или поручение экспедитору
• Рейс выполнен, а накладной нет: чем закрывать рейс

Все 20 вопросов темы →

Связанные вопросыСсылка на раздел «Связанные вопросы»

• Можно ли оформить ЭТрН задним числом
• Может ли транспортная накладная заменить договор перевозки
• Расходы на перевозку без ЭТрН: примет ли налоговая
• Вычет НДС при бумажной накладной после 1 сентября
• Бухгалтерия и ЭТрН: УПД, акты, хранение и сверка
• Штраф перевозчику, если клиент грузит по бумажной накладной