Бухгалтерия и ЭТрН: УПД, акты, хранение и сверка

ПП № 931, прил. 1 п. 19 и 20

(в ред. ПП от 25.03.2023 № 476, действует до 01.09.2028): грузополучатель формирует свой файл с отметкой о полной или частичной приёмке либо об отказе и с уникальным идентификатором, присвоенным ранее; перевозчик формирует файл о выдаче груза после получения файла грузополучателя, подпись водителя действует при условии последующей подписи перевозчика.

ПП № 931, прил. 1 п. 23 и 26

файл перевозчика об изменении финансового состояния формируется «в случае наличия договоренности между перевозчиком и грузоотправителем о документировании факта изменения финансового состояния организации в результате исполнения договора перевозки груза в составе транспортной накладной»; грузоотправитель подтверждает факт своим файлом.

ПП № 931, прил. 1 п. 28

направление финансовых файлов грузополучателю, оператору грузополучателя и иным лицам, действующим в интересах грузополучателя, не допускается.

ПП № 931, прил. 1 п. 21

при исправлении информации грузополучателя или информации перевозчика о выдаче груза стороны повторяют действия пунктов 19 и 20: сначала новый файл грузополучателя со ссылкой на прежний, затем новый парный файл перевозчика.

Гражданский кодекс, ст. 805

дословно: «Если из договора транспортной экспедиции не следует, что экспедитор должен исполнить свои обязанности лично, экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц. Возложение исполнения обязательства на третье лицо не освобождает экспедитора от ответственности перед клиентом за исполнение договора».

402-ФЗ, ч. 2 и 4 ст. 9

обязательные реквизиты первичного учётного документа это наименование, дата, наименование составившего субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения, должности и подписи ответственных лиц; формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта. Ч. 6 ст. 9: если закон или договор требует представить документ на бумаге, бумажную копию электронного документа изготавливает его составитель за свой счёт.

НК, п. 1 ст. 169

(часть вторая, ред. от 04.08.2026 с изменениями с 01.09.2026): счета-фактуры составляются в электронной форме «по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур».

Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ), п. 15 и 17 ч. 4 ст. 18.1

ред. от 04.08.2026: оператор обязан уничтожать электронные перевозочные документы по истечении пяти лет с даты размещения в государственной информационной системе, если больший срок не установлен соглашением об электронном документообороте, и обеспечивать обмен документами между участниками, в том числе если они пользуются системами разных операторов. П. 5 ч. 5 ст. 18.1: государственная система хранит документы в неизменном виде пять лет с даты размещения.

Письмо ФНС от 03.04.2023 № ЕА-4-26/3976@

(не НПА, текст сверен 18.09.2026): накладная в электронной форме «может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, указанных в статье 9» 402-ФЗ, и для накладной по формату ФНС это значит правильное заполнение двух файлов обмена об изменении финансового состояния. Слов «акт» и «УПД» в письме нет.

Письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@

(не НПА, сверено 18.09.2026): если в накладной нет итоговой стоимости перевозки, она «может служить основанием для составления соответствующего первичного учетного документа, форма которого… может быть определена хозяйствующим субъектом самостоятельно»; запрета применять для этого форму УПД по факту перевозки нет.

Формат ФНС, приказ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, титул 1

(сведения грузоотправителя), сверено 18.09.2026 по тексту приказа: в нём есть блок «Сведения о сопроводительных документах на груз» с признаком необязательности, и третьим элементом его состава идут «реквизиты, позволяющие идентифицировать документ, подтверждающий отгрузку товара». То есть место под реквизиты УПД или товарной накладной в накладной предусмотрено.

Прямой нормы нет

о том, обязательно ли связывать накладную с учётным документом: заполнять этот блок норма не требует, а порядка такой связки не устанавливает ни Устав, ни правила обмена.

402-ФЗ, ч. 1 и 2 ст. 29

первичные учётные документы, регистры и отчётность хранятся по правилам архивного дела, «но не менее пяти лет после отчетного года»; средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором их использовали для отчётности в последний раз. Это срок вашей организации, он не совпадает с пятью годами Устава: там отсчёт идёт от даты размещения документа в государственной системе.