> Это страница базы знаний по ЭТрН (signl.ru/etrn). Полное оглавление и правила цитирования: https://signl.ru/etrn/llms.txt.
> Страница для людей: https://signl.ru/etrn/zakaz-i-zayavka-raznica

# Чем заказ отличается от заявки и кто указывает водителя

Проверено 19.09.2026

**Статус: меняется.** Правила перевозок грузов истекли 1 сентября 2026: проект новых висит на публичном обсуждении, реквизиты заказа и заявки могут измениться

## Коротко

**Разницу задаёт один признак.** Заказ оформляется, когда договора об организации перевозок между сторонами нет, заявка когда он есть и рейс идёт по нему. Это различие стоит отдельным полем в самом формате ФНС, и при заявке реквизиты рамочного договора обязательны. Состав файлов у обоих одинаковый: грузоотправитель описывает рейс и груз, перевозчик отвечает машиной, водителем, ответственным лицом и ценой. Поэтому водителя и машину вносит перевозчик.

- Основание: ч. 5 ст. 8 Устава; ПП № 931, прил. 9 п. 3
- Кому важно: грузоотправитель, экспедитор, перевозчик

## Если вы

### Грузоотправитель

Ваш файл идёт первым и содержит участников, адреса подачи машины, погрузки и выгрузки, груз и параметры транспортного средства: какая машина нужна, а не какая приедет. Госномер и фамилию водителя вы не заполняете, это сведения второй стороны. Отсюда и ответ на частый вопрос: заказ можно отправить, когда перевозчик ещё не назначил машину.

### Перевозчик

Ваш файл парный и содержит транспортное средство, водителя, лицо, ответственное за организацию перевозки с вашей стороны, и размер платы за перевозку либо порядок расчётов. Подписывая его, вы принимаете заказ или заявку к исполнению, то есть заключаете договор перевозки. Отказ формат предусматривает прямо: у содержания операции два значения, принят и отказано в приёме, и во втором случае обязательна причина отказа. Сроки погрузки и выгрузки задаёт договор перевозки, а Устав обязанности согласиться с предложенными не устанавливает.

### Экспедитор

Когда вы заказываете машину у перевозчика, вы в роли грузоотправителя по заказу или заявке и заполняете первый файл. Поручение экспедитору это другой документ и другие правила обмена: транспортное средство и водитель в нём не названы вовсе, поэтому вопрос «указывать ли водителя в поручении» отпадает.

## Что сделать

1. **Посмотрите, есть ли у вас договор об организации перевозок.** Есть, значит на рейс идёт заявка; нет, значит заказ.
2. **Оставьте поля машины и водителя перевозчику.** Норма относит их к парному файлу второй стороны.
3. **Отправляйте файл грузоотправителя первым.** К нему представляется парный файл перевозчика, обратный порядок правилами не предусмотрен.
4. **Вносите цену и порядок расчётов в файл перевозчика.** Размер платы за перевозку и порядок расчётов названы нормой прямо, в самой накладной этих полей нет.
5. **Не переносите номер заявки в накладную как идентификатор.** Уникальный идентификатор документа система проверяет на уникальность, и повтор чужого идентификатора файл не пройдёт; свой договорный номер документа при этом остаётся вашим делом.
6. **Сроки погрузки и выгрузки согласуйте до подписания.** После принятия заказа или заявки они становятся условием договора перевозки.

## Частые ошибки

- **«Заказ и заявка это два названия одного документа».** Состав файлов у них один, а повод разный: заказ работает без договора об организации перевозок, заявка по нему. Определений обоих слов в статье 2 Устава нет, различие держится на части 5 статьи 8 и повторено в формате ФНС полем «Функция».
- **«Перевозчик обязан принять заказ, раз получил его».** В формате у ответа перевозчика два значения: принят и отказано в приёме. При отказе обязательна его причина, и договор перевозки не заключается.
- **«Водителя в заявку вписывает заказчик».** Сведения о водителе и транспортном средстве норма помещает в файл перевозчика. Заказчик описывает требования к машине, а не конкретную машину.
- **«Перевозчик обязан принять сроки погрузки из заявки».** Договор заключается принятием заказа или заявки, значит до принятия перевозчик свободен. Сроки погрузки и выгрузки устанавливает договор перевозки груза.
- **«Поле уполномоченного лица заполняется всегда».** Это необязательный множественный блок файла грузоотправителя. В нём называют тех, кому поручено заполнять и подписывать заказ или заявку, грузить машину, заполнять и подписывать накладную и вести платежи по договору перевозки. Нужен такой человек в конкретном рейсе или нет, решает сам заказчик.
- **«Номер документа должен быть общим у заявки и накладной».** Такого требования в норме нет. Уникальный идентификатор документа у каждого документа свой, и оператор проверяет его именно на уникальность.

## Что говорит норма

- **Устав (259-ФЗ), ч. 5 ст. 8** · действует. ред. от 04.08.2026: договор перевозки груза может заключаться принятием перевозчиком заказа, а при наличии договора об организации перевозок грузов заявки грузоотправителя; заказ и заявка формируются электронными, случаи бумаги определяет Минтранс. Различие заказа и заявки задаёт именно эта часть: определений «заказ» и «заявка» в статье 2 Устава нет. [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_72388/a004bd14ae27f7df2514daf7222a49a63ca2d629/)
- **ПП № 931, приложение 9, п. 3 и 5** · действует до 01.09.2028. (в ред. ПП от 25.03.2023 № 476, действует до 01.09.2028): электронные заказ и заявка состоят из файла грузоотправителя (участники, адреса подачи, погрузки и выгрузки, груз, параметры транспортного средства) и парного файла перевозчика, в котором названы транспортное средство, водитель, ответственное лицо, «а также о размере платы за перевозку и (или) порядке расчетов»; файл грузоотправителя направляется первым. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202303290036)
- **Устав (259-ФЗ), ч. 6 ст. 8** · действует. ред. от 04.08.2026: реквизиты заказа и заявки и порядок их оформления устанавливаются правилами перевозок грузов. Правила перевозок грузов (ПП № 2200) истекли 1 сентября 2026, новых нет. [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_72388/a004bd14ae27f7df2514daf7222a49a63ca2d629/)
- **Устав (259-ФЗ), ч. 1 ст. 11** · действует. ред. от 04.08.2026, дословно: «Погрузка грузов в транспортные средства, контейнеры и выгрузка грузов из них должны выполняться в сроки, установленные договором перевозки груза, а в случае, если указанные сроки в договоре перевозки груза не установлены, в сроки, предусмотренные правилами перевозок грузов». [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_72388/4d16ccbb3403299acfab31ad79679c1e7042224c/)
- **ПП № 931, п. 8 и 8¹ Правил обмена** · действует. (в ред. ПП от 25.03.2023 № 476): оператор проверяет файл на соответствие формату ФНС, уникальность идентификатора документа, его принадлежность выданному пулу значений и действительность усиленной подписи; при отрицательном результате участнику направляется ответ об ошибке с указанием кода, «после чего такой файл обмена должен быть сформирован заново». [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202303290036)
- **Формат электронного заказа и заявки, приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@, разд. II, табл. 5.2** · действует. элемент «Функция» обязателен и принимает значение «Заказ – применяется при отсутствии договора об организации перевозки груза | Заявка – применяется при наличии договора об организации перевозки груза», а «Реквизиты договора об организации перевозки груза» обязательны при значении «Заявка». [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202302280034)
- **Формат электронного заказа и заявки, разд. II, табл. 5.3** · действует. (снято дословно 19.09.2026), дословно: «Сведения о лице (лицах), уполномоченном(ых) грузоотправителем на заполнение и подписание заказа и заявки или погрузку груза в транспортное средство, заполнение и подписание транспортной накладной и осуществление платежей по договору перевозки» это необязательный множественный элемент файла грузоотправителя. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202302280034)
- **Формат электронного заказа и заявки, разд. III, табл. 7.4** · действует. «Содержание операции» в файле перевозчика принимает два значения, под кодом 1 это «Принят перевозчиком», под кодом 2 «Перевозчиком отказано в приеме»; причина отказа обязательна при значении 2, а сведения о водителе, о транспортном средстве, об ответственном лице и размер платы обязательны при значении 1. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202302280034)
- **Формат электронного заказа и заявки, разд. III, табл. 7.9** · действует. размер платы это валюта по классификатору, стоимость перевозки без налога, налоговая ставка со значениями «0% | 10% | 20% | без НДС | 10/110 | 20/120», стоимость с налогом и порядок расчёта платы, обязательный при отсутствии стоимости без налога. Срока оплаты в этом блоке нет. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202302280034)
- **ПП № 469 от 27.04.2026, приложение 1, п. 3** · действует. файл клиента в поручении экспедитору описывает перечень и условия оказания услуг, сведения о грузоотправителе, клиенте, грузополучателе, о грузе, виде транспорта и пункте назначения. Транспортного средства и водителя в этом перечне нет. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202604280021)
- **Прямой нормы нет** · нормы нет. о том, обязан ли номер заказа или заявки совпадать с номером накладной, и о сроке, за который перевозчик отвечает на заказ или заявку.

Проверено 19.09.2026 · редакция Ассоциации Перевозчиков

## Что изменилось

- **Без даты.** Проект новых Правил перевозок грузов взамен истёкших висит на портале проектов актов с марта 2026 года на этапе подведения итогов публичного обсуждения: до Минюста он не дошёл, плановой даты нет. Когда Правила выйдут, у заказа и заявки вернутся обязательные реквизиты и порядок оформления, и распределение полей между сторонами нужно будет сверить заново. До этого момента состав держится на приложении 9 к Правилам обмена и на формате ФНС.

## Что дальше

Не нашли свой случай, принесите его в ЭТрН ЧАТ: там разбирают живые ситуации грузоотправители, экспедиторы и перевозчики. Частые вопросы из чата мы добавляем в базу.

## Ещё спрашивают то же самое

- Кто в электронной заявке указывает машину и стоимость
- Указывать ли водителя, если ещё неизвестно, кто повезёт
- Может ли перевозчик отказаться от сроков погрузки в заявке
- Один номер для заявки и для ЭТрН
- Заказ на перевозку и заказ-наряд это одно и то же
- Поле «уполномоченное лицо» в заказе и заявке
- Договор-заявка и электронная заявка

## Связанные вопросы

- [Нужна ли электронная заявка на каждый рейс](https://signl.ru/etrn/zayavka-na-kazhdyj-rejs.md)
- [Стоимость, оплата и простой: где указать в заявке и ЭТрН](https://signl.ru/etrn/usloviya-v-zayavke-stoimost-prostoj.md)
- [Как исправить подписанную заявку или поручение экспедитору](https://signl.ru/etrn/izmenit-zayavku-ili-poruchenie.md)
- [Одна заявка на несколько машин или рейсов: можно ли](https://signl.ru/etrn/odna-zayavka-neskolko-mashin.md)
- [Замена водителя или машины в рейсе: что делать с ЭТрН](https://signl.ru/etrn/zamena-voditelya-mashiny.md)