> Это страница базы знаний по ЭТрН (signl.ru/etrn). Полное оглавление и правила цитирования: https://signl.ru/etrn/llms.txt.
> Страница для людей: https://signl.ru/etrn/buhgalteriya-etrn-upd-akty

# Бухгалтерия и ЭТрН: УПД, акты, хранение и сверка

Проверено 18.09.2026

**Статус: нормы нет.** Правил бухгалтерского оформления перевозки в правилах обмена нет: накладная про груз, деньги закрывают финансовые файлы, акт или УПД

## Коротко

**Накладная закрывает перемещение груза.** Деньги она закрывает только тогда, когда стороны договорились о паре файлов об изменении финансового состояния, иначе стоимость услуги оформляют актом или УПД. Связкой для учёта и сверки служит уникальный идентификатор накладной: он один на всю перевозку.

- Основание: прямой нормы нет; ПП № 931, прил. 1 п. 23 и 26
- Кому важно: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель

## Если вы

### Грузоотправитель

Рейс для вас закрыт, когда пришёл файл перевозчика о выдаче груза: до него получатель подписывает свой файл, и только после этого перевозчик оформляет выдачу. Дальше решается денежная часть. Если вы договорились о финансовых файлах, перевозчик направляет вам файл об изменении финансового состояния, а вы подтверждаете его своим: этой парой накладная и становится первичным учётным документом. Без договорённости денег в накладной нет, и стоимость закрывает акт или УПД.

### Перевозчик

Ваш документ о выручке это либо накладная с парой финансовых файлов, либо отдельный первичный документ со стоимостью. ФНС отвечает прямо: накладная применяется как первичный учётный документ только при наличии реквизитов статьи 9 закона о бухгалтерском учёте, а для накладной по формату это правильно заполненные два файла об изменении финансового состояния. Если их нет, форма УПД по факту перевозки не запрещена: об этом другое письмо ФНС, 2018 года.

### Грузополучатель

Финансовых файлов вы не увидите: направлять их вам, вашему оператору и лицам, действующим в ваших интересах, прямо запрещено. У вас остаётся ваш файл о приёмке и файл перевозчика о выдаче. Документы на товар идут отдельно: УПД или товарную накладную вы получаете от продавца.

## Что сделать

1. **Сверяйте по уникальному идентификатору накладной.** Он присвоен один раз и проходит через все файлы, включая исправленные.
2. **Договоритесь о финансовых файлах заранее, в договоре.** Норма формирует их только при договорённости сторон, по умолчанию их не будет.
3. **Закрывайте стоимость актом или УПД, если пары файлов нет.** Форму первичного документа стороны определяют сами.
4. **Держите свой архив накладных, а не только доступ в систему оператора.** Пять лет у оператора и в государственной системе считают от даты размещения, а ваш бухгалтерский срок это не менее пяти лет после отчётного года.
5. **Впишите реквизиты УПД в накладную, если нужна связка с учётным документом.** Место для них в формате есть, но заполнять его норма не требует.
6. **Проверьте, что документы пришли обеим сторонам, если операторы разные.** Обмен между системами разных операторов это обязанность оператора, а не услуга по выбору.

## Частые ошибки

- **«ЭТрН заменила акт выполненных работ».** Заменяет, только когда в накладной заполнены оба файла об изменении финансового состояния: сначала перевозчик, потом подтверждение грузоотправителя. Без них в накладной нет стоимости перевозки, значит нет и первичного документа на услугу.
- **«Акт сформируется в личном кабинете оператора сам».** Что умеет интерфейс конкретного оператора, норма не описывает. По норме путей два: пара финансовых файлов в накладной или отдельный первичный документ со стоимостью.
- **«Счета и акты теперь тоже обязаны идти через оператора ЭПД».** Такой нормы нет. Счёт-фактуру в электронной форме Налоговый кодекс разрешает по взаимному согласию сторон и при совместимых технических средствах, а форму и способ передачи акта стороны выбирают сами.
- **«Накладная считается завершённой, когда подписал водитель».** Подпись водителя в файле о выдаче груза закрывает рейс только вместе с подписью перевозчика: простая или неквалифицированная подпись водителя действует при условии последующего подписания файла перевозчиком.
- **«Если документы у разных операторов, сверить их нельзя».** Файл грузополучателя оператор направляет перевозчику и грузоотправителю через их операторов и в государственную систему, поэтому комплект есть у каждой стороны.
- **«Перевозчиком в УПД ставят того, кто стоит в накладной».** Учётный документ закрывает вашу сделку, а её сторона это тот, с кем у вас договор. Экспедитор вправе привлечь к исполнению третье лицо, и это не освобождает его от ответственности перед клиентом, поэтому наёмный перевозчик в накладной и экспедитор в вашем УПД не противоречат друг другу.
- **«Ошибку в приёмке правят перезаливкой накладной».** Правят новой парой файлов: сначала исправленный файл грузополучателя со ссылкой на прежний, затем заново файл перевозчика о выдаче.

## Что говорит норма

- **Прямой нормы нет** · нормы нет. о том, как вести бухгалтерский учёт перевозки при ЭТрН: правила обмена описывают состав и порядок файлов, а не проводки и не состав бухгалтерского комплекта. Ответ собран из порядка файлов, требований к первичному документу и писем ФНС. Как выгрузить документы, спросите у своего оператора: порядка выгрузки норма не задаёт.
- **ПП № 931, прил. 1 п. 19 и 20** · действует до 01.09.2028. (в ред. ПП от 25.03.2023 № 476, действует до 01.09.2028): грузополучатель формирует свой файл с отметкой о полной или частичной приёмке либо об отказе и с уникальным идентификатором, присвоенным ранее; перевозчик формирует файл о выдаче груза после получения файла грузополучателя, подпись водителя действует при условии последующей подписи перевозчика. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202303290036)
- **ПП № 931, прил. 1 п. 23 и 26** · действует. файл перевозчика об изменении финансового состояния формируется «в случае наличия договоренности между перевозчиком и грузоотправителем о документировании факта изменения финансового состояния организации в результате исполнения договора перевозки груза в составе транспортной накладной»; грузоотправитель подтверждает факт своим файлом. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202303290036)
- **ПП № 931, прил. 1 п. 28** · действует. направление финансовых файлов грузополучателю, оператору грузополучателя и иным лицам, действующим в интересах грузополучателя, не допускается. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202303290036)
- **ПП № 931, прил. 1 п. 21** · действует. при исправлении информации грузополучателя или информации перевозчика о выдаче груза стороны повторяют действия пунктов 19 и 20: сначала новый файл грузополучателя со ссылкой на прежний, затем новый парный файл перевозчика. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202303290036)
- **Гражданский кодекс, ст. 805** · действует. дословно: «Если из договора транспортной экспедиции не следует, что экспедитор должен исполнить свои обязанности лично, экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц. Возложение исполнения обязательства на третье лицо не освобождает экспедитора от ответственности перед клиентом за исполнение договора». [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/250abe075cf60ebce6066385b56cb31d05b04b21/)
- **402-ФЗ, ч. 2 и 4 ст. 9** · действует. обязательные реквизиты первичного учётного документа это наименование, дата, наименование составившего субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения, должности и подписи ответственных лиц; формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта. Ч. 6 ст. 9: если закон или договор требует представить документ на бумаге, бумажную копию электронного документа изготавливает его составитель за свой счёт. [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/)
- **НК, п. 1 ст. 169** · действует. (часть вторая, ред. от 04.08.2026 с изменениями с 01.09.2026): счета-фактуры составляются в электронной форме «по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур». [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/66291cb6e9896ddcd8aa96ba17cbcba10085683d/)
- **Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ), п. 15 и 17 ч. 4 ст. 18.1** · действует. ред. от 04.08.2026: оператор обязан уничтожать электронные перевозочные документы по истечении пяти лет с даты размещения в государственной информационной системе, если больший срок не установлен соглашением об электронном документообороте, и обеспечивать обмен документами между участниками, в том числе если они пользуются системами разных операторов. П. 5 ч. 5 ст. 18.1: государственная система хранит документы в неизменном виде пять лет с даты размещения. [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_72388/34648008e394bce6f3be7a9963e1bbaef91208b1/)
- **Письмо ФНС от 03.04.2023 № ЕА-4-26/3976@** · не НПА. (не НПА, текст сверен 18.09.2026): накладная в электронной форме «может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, указанных в статье 9» 402-ФЗ, и для накладной по формату ФНС это значит правильное заполнение двух файлов обмена об изменении финансового состояния. Слов «акт» и «УПД» в письме нет. [текст](https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/406563617/)
- **Письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@** · не НПА. (не НПА, сверено 18.09.2026): если в накладной нет итоговой стоимости перевозки, она «может служить основанием для составления соответствующего первичного учетного документа, форма которого… может быть определена хозяйствующим субъектом самостоятельно»; запрета применять для этого форму УПД по факту перевозки нет. [текст](https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71930716/)
- **Формат ФНС, приказ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, титул 1** · действует. (сведения грузоотправителя), сверено 18.09.2026 по тексту приказа: в нём есть блок «Сведения о сопроводительных документах на груз» с признаком необязательности, и третьим элементом его состава идут «реквизиты, позволяющие идентифицировать документ, подтверждающий отгрузку товара». То есть место под реквизиты УПД или товарной накладной в накладной предусмотрено. [текст](http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202112300191)
- **Прямой нормы нет** · нормы нет. о том, обязательно ли связывать накладную с учётным документом: заполнять этот блок норма не требует, а порядка такой связки не устанавливает ни Устав, ни правила обмена.
- **402-ФЗ, ч. 1 и 2 ст. 29** · действует. первичные учётные документы, регистры и отчётность хранятся по правилам архивного дела, «но не менее пяти лет после отчетного года»; средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором их использовали для отчётности в последний раз. Это срок вашей организации, он не совпадает с пятью годами Устава: там отсчёт идёт от даты размещения документа в государственной системе. [текст](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/eb7eaf7415d317fa9daf978473137c9209c1e1d7/)

Проверено 18.09.2026 · редакция Ассоциации Перевозчиков

## Что дальше

Не сходится сверка или непонятно, каким документом закрыть рейс, принесите случай в ЭТрН ЧАТ: там разбирают живые ситуации, а частые вопросы мы добавляем в базу.

## Ещё спрашивают то же самое

- Указывать ли номер УПД в ЭТрН
- Акт выполненных работ после ЭТрН
- Как понять, что ЭТрН завершена для взаиморасчётов
- Сверка при разных операторах
- Архив ЭТрН: где хранятся накладные и сколько
- Нужно ли отправлять счета и акты через оператора ЭДО
- Кого ставить перевозчиком в УПД при субподряде

## Связанные вопросы

- [Расходы на перевозку без ЭТрН: примет ли налоговая](https://signl.ru/etrn/rashody-na-perevozku-bez-etrn.md)
- [Вычет НДС при бумажной накладной после 1 сентября](https://signl.ru/etrn/vychet-nds-bumazhnaya-nakladnaya.md)
- [Сроки оплаты перевозки при ЭТрН: от чего зависят](https://signl.ru/etrn/sroki-oplaty-perevozki.md)
- [Стоимость, оплата и простой: где указать в заявке и ЭТрН](https://signl.ru/etrn/usloviya-v-zayavke-stoimost-prostoj.md)
- [Срок подписания титулов ЭТрН: сколько ждать титул 3](https://signl.ru/etrn/srok-podpisaniya-titulov.md)
- [Роуминг ЭПД между операторами: как настроить и проверить](https://signl.ru/etrn/rouming-kak-nastroit.md)